Il Galateo Virtuale: e-mail

Oggi iniziamo ad avventurarci nel mondo della comunicazione virtuale, e partiamo da uno degli strumenti “moderni” più “antichi” (se mi perdonate questo piccolo gioco di parole): la posta elettronica, o e-mail (se proprio vogliamo concederci qualche termine inglese, capitolando alla realtà della loro diffusione nel nostro linguaggio quotidiano).

In questo articolo voglio accompagnarvi nella composizione di una immaginaria lettera elettronica, per esaminare le cose più importanti da ricordare e qualche piccola utile accortezza.

Iniziamo dalla prima scelta che ci si pone di fronte: l’inserimento dei destinatari della nostra missiva.  Poco vi è da dire se è una comunicazione da inviare ad una sola persona… ma è il caso di soffermarsi un attimo sulle accortezze da riservare alle e-mail con più destinatari. La domanda da porsi è: in che campo vanno inseriti? Perché ho tre possibilità invece di una?  “A”? “In copia”? “Copia nascosta”?

Può sembrar banale, ma molti passi falsi potrebbero originarsi già in questo momento.

Badate ad inserire tutti i destinatari nel primo campo, “A”, in cui tutti vedranno gli indirizzi di tutte le persone che ricevono la stessa missiva, solo se vi rivolgete ad un gruppo di persone già in contatto tra di loro: colleghi per le e-mail di lavoro, amici comuni per le e-mail personali. Se questo non è il caso, è davvero scortese rendere pubblico l’indirizzo di posta di tutti, a tutti. Meglio inserire tutti gli indirizzi nel campo “copia nascosta” (indispensabile per newsletter, mailing list o comunicazioni in cui includete persone che non si conoscono reciprocamente): in tal modo i dati personali dei singoli non saranno distribuiti tra tutti i destinatari.  Attenzione a non abusare di questa possibilità: mettere in copia “nascosta” qualcuno mentre si invia una missiva a un altro destinatario è davvero scorretto e di poco gusto: praticamente l’equivalente di parlare alle spalle di qualcuno! Se vi rivolgete a un destinatario ma volete aggiungere in copia un’altra persona, fatelo platealmente, aggiungendolo nel campo “in copia”, in modo che sia chiaro a tutti chi sono le persone coinvolte in questo scambio epistolare.

Lo stesso tipo di discorso può applicarsi alla scelta che dovrete fare rispondendo ad una e-mail con più destinatari: fate molta attenzione nello scegliere tra “rispondi” e “rispondi a tutti”, perché potreste involontariamente commettere irreparabili gaffes! (Allo stesso modo, eliminare un singolo soggetto da una mail a cui si risponde a tutti i destinatari è quantomeno sconveniente… abbiate fede che la persona rimossa lo verrà a sapere, e sicuramente si farà domande su questa vostra poco acuta scelta).

Una parola molto più breve la riserverò al Titolo della vostra e-mail: siate concisi (inutile scrivere qualcosa che non verrà interamente mostrato sullo schermo del vostro destinatario) ma soprattutto abbiate buonsenso cercando di riassumere nel titolo almeno l’argomento di cui intendete parlare nella mail: non vorrete che il vostro destinatario impazzisca poi per ritrovare la vostra missiva in una fila interminabile di mail intitolate “ciao!” , né volete che questa venga cestinata scambiata per pubblicità o chissà che altro. Evitate epiteti, linguaggio sconveniente o dati sensibili  – tutto quanto non vorreste cada sotto gli occhi di una eventuale terza persona, e che potrebbe mettere in imbarazzo il vostro destinatario (o voi stesse!).

Specialmente in ambito lavorativo non esitate a richiedere la conferma di lettura della vostra missiva: con un solo click il vostro destinatario può comunicarvi l’avvenuta ricezione senza doversi scomodare a comporre una mail di conferma, per cui lo ritengo uno strumento molto utile ed apprezzabile, che gioverà anche alla vostra immagine professionale. Parlando di mail di lavoro: ricordatevi che se anche in molti casi si usano anche indirizzi professionali per comunicazioni private, dovete prestare attenzione al contenuto delle stesse, in quanto potrebbero essere controllate dalle rispettive aziende, ed essere fonte di problemi ad imbarazzo (sia per voi che per il vostro interlocutore) nel caso rivelassero contenuti poco adatti: non volete certo causare problemi, vero?

Uno strumento da usare con estrema parsimonia e con molto giudizio invece è la priorità che possiamo dare ai nostri messaggi:  a meno che non si tratti davvero di una comunicazione urgente ed importante, trattenete il vostro mouse dal tasto apposito: non è di buon gusto marcare come “alta priorità” l’aggiornamento del vostro shopping del weekend, o una proposta di happy hour. Ricordatevelo: è davvero, davvero urgente?

Già che stiamo riflettendo sull’importanza dei contenuti che state inserendo nella vostra missiva, un’altra osservazione: NO alle catene di sant’Antonio, il gattino virgola, le foto strappalacrime e le poesie infantili a meno che il destinatario non sia un patito di tali argomenti. Altrimenti astenetevi, se non volete guadagnare la fama di scocciatrice poco accorta e di poco gusto.

Sempre parlando di contenuti, vi rimando alle osservazioni sul linguaggio che vi ho proposto nell’articolo precedente: no alle abbreviazioni, all’ignoranza di qualunque regola ortografica, e NO! al “tutto maiuscole”, al comic sans e ai colori che causano mal di testa.

Se all’inizio vi ho invitato a prestare attenzione a “dove” inserire gli indirizzi e-mail, per concludere voglio invitarvi anche a  riconsiderare il vostro indirizzo e-mail, almeno in campo accademico o professionale: se comprende vezzeggiativi, nicknames o comunque rivela il fatto che l’avete creato a 12 anni nel periodo in cui eravate fan sfegatate di qualche imbarazzante boy band… ecco, è proprio il caso che ve ne creiate uno più adatto ad un contesto “adulto”, possibilmente contenente il vostro nome e al massimo qualche variante nel caso un vostro omonimo abbia già richiesto tale indirizzo. Poche cose mi fanno rabbrividire più di leggere un messaggio professionale che mi arriva da piccolina_fan_esaltata@hotmail.it o HoUnaCertaPassionePerLaBirra@libero.it…. ma è inutile che vi spieghi perché sarebbe una scelta di pessimo gusto, vero?

E voi? Avete qualche consiglio da aggiungere a queste considerazioni? Condivideteli con noi nei commenti!

PallinoGirl